Afacerea ta intre doua concepte cheie: Eficienta si eficacitate

In Management (si in Audit1), se folosesc foarte des cuvintele de eficienta si eficacitate. In Romania acestea nu sunt pe deplin conceptualizate. Constat ca aproape la fiecare seminar trebuie sa ma aplec asupra lor, sa le explic, pentru a putea trece mai departe la instrumente specifice Managementului de Proiect. Dar mai intai sa vedem ce este scris in DEX.

In Dictionarul Explicativ al limbii romane, ambii termeni se confunda, adica sunt explicati la fel. Citez: „care produce efect (asteptat)”.

Managementul de Proiect insa, prin literatura de specialitate, ofera explicatii distincte celor doua cuvinte, care in limba engleza sunt: effective pentru eficace si efficient pentru eficient.

Eficienta = a face lucrurile cum trebuie (doing things right)

Eficacitate = a face lucrurile care trebuie (doing the right things)

De aici vine ecuatia:

Eficienta + Eficacitate = Excelenta

Adica a face cum trebuie lucrurile care trebuie (doing the right things right)

Astfel, cele doua cuvinte sunt transformate in concete. Pentru a le ilustra, utilizati un exemplu practic: sa presupunem ca doi tipi, Horia si Marius, sunt nevoiti sa-si schimbe o roata la masina proprie, datorita unei pene de cauciuc. Horia incepe imediat sa scoata cricul din portbagaj si sa caute prin incercare eroare pozitia corecta unde trebuie amplasat acesta. Dupa 10 minute, pana la urma gaseste locul exact unde trebuie amplasat cricul, continua sa ridice masina si sa schimbe roata. Dupa cum se observa, Horia face lucrul care trebuie, dar il realizeaza anevoios. Putem spune ca el a fost eficace, dar nu si eficient.

Marius pe de alta parte incepe prin a scotoci prin torpedou si portbagaj manualul, pentru a sti cu exactitate unde trebuie amplasat cricul sub masina. El chiar nu stie unde sa-l pozitioneze, asa ca vrea sa faca lucrurile sigur, fara sa dea gres. Din pacate, manualul este in engleza, iar asta ii da mari batai de cap. Este asfintitul zilei, iar minutele de lumina sunt foarte pretioase.

Putem spune ca Marius este eficient, pentru ca el face lucrurile cum trebuie, stand cat mai putin timp sub masina, dar el nu este eficace pentru ca studierea manualului nu este absolut necesar atunci cand schimbi o roata in urma unei pene de cauciuc.

Acum, daca am avea o a treia persoana, Alex, care ar putea schimba roata utilizand pasii care trebuie si facand-o rapid, am putea spune ca el a fost atat eficace cat si eficient. Adica excelent!

Alt exemplu ar fi din perioada comunismului, despre care personal nu imi aduc aminte prea bine, insa voi reda o intamplare eficienta dar deloc eficace.

Pentru ca se dorea cu orice pret cresterea productiei industriale, toate fabricile primeau obiective care trebuiau indeplinite. O fabrica producatoare de cuie a primit un obiectiv deosebit de dificil de indeplinit, peste dublul cantitatii normale care fusese produsa in trecut; dar, in mod bizar, cifra ceruta era exprimata nu in numar de cuie, ci in numarul kilogramelor de cuie care trebuia produs. Problema a fost rezolvata prin fabricarea unui numar mai mic de cuie mai mari. Erau absolut inutile, dar fiind grele, indeplineau cerinta guvernului.

Eficient? Da. Eficace? Nu.

Sa revenim la zilele noastre: poti fi ocupat toata ziua cu intalniri, telefoane, e-mailuri, etc., pentru ca la finalul zilei/saptamanii sa observi ca nu ti-ai atins obiectivele. De ce oare? Cum devenim mai eficienti in actiunile noastre?

Sunt doua principii foarte cunoscute in Managementul Proiectelor de care ar fi bine sa tinem cont:

1. Principiul Pareto2 (sau regula 80/20). Aceasta lege poate fi sumarizata foarte simplu: 80% din rezultate sunt efectul a 20% din efortul depus. Se poate spune ca, 20% din oameni castiga 80 % din bani; 20% din clienti aduc 80% din venituri, etc.

In practica sunt de facut 2 lucru simple:

- aflam care sunt cele 20% din actiuni care produc 80% din rezultate si ne concentram asupra lor;

- aflam care sunt cele 20% din sursele care ne cauzeaza 80% din probleme si ne concentram pe eliminarea lor.

Cu ajutorul metodei Pareto, actiunile asupra carora ne vom concentra efortul, vor avea un efect de eficacitate.

2. Principiul lui Parkinson3 (deadline-urile). Acest principiu spune ca perceptia asupra unei sarcini va creste in importanta si complexitate direct proportional cu timpul alocat finalizarii acesteia. Adica, cu cat vei avea un deadline mai scurt pentru a termina un anumit lucru, cu atat vei fi mai eficient si mai focalizat pe terminarea lui. Cu cat timpul alocat creste, va creste si presiunea mentala asupra ta si vei percepe respectiva sarcina mult mai grea decat este de fapt. Asta se poate traduce in felul urmator: rezultatele sarcinilor cu deadline-uri mai scurte sunt aproape intotdeauna egale sau mai bune decat in cazul termenelor limita lungi.

Eu, oare cum am fost cu aceasta dezbatere pentru dumneavoastra, eficient sau eficace?

Stefan Badescu – BestSmart Consulting

Taguri: eficacitate, eficienta, management,