Stefan Badescu: Sfaturi antreprenoriale de pe ziduri adunate!

1. Fa un singur lucru odata

Atunci cand facem mai multe lucruri de-odata suntem predispusi greselii. Mintea umana nu e chiar usor de controlat si cateodata trece mai greu de la o actiune la alta. in practica insa se intampla sa ne iasa fara greseli chiar daca lucram in paralel la doua, trei sau chiar mai multe lucruri.

Ceea ce nu reusim atunci cand facem mai multe lucruri simultan este sa estimam durata de finalizare a fiecaruia in parte, costul sau chiar calitatea in anumite cazuri. Daca nu oferim raspunsuri clare la intrebari cum ar fi “cat mai dureaza” sau “cat va costa”, vom impinge lucrurile in zona incertitudinii si vor aparea situatii conflictuale.

Daca ne gandim la munca unui angajat, acesta are de pierdul cand nu poate raspunde ?efului la intrebarea ”cat mai dureaza”. in lipsa unui raspuns ferm sau, mai rau, in cazul unui raspuns care se va dovedi eronat, ?eful va evalua negativ situatia, in pofida faptului ca se munceste foarte mult si toata lumea isi doreste succesul.

2. Studiaza bine problema

Planificarea este cheia succesului unui proiect. Desi proiectele, prin natura lor sunt unice, planificarii i se atribuie un procent important din costul si timpul total alocat executiei.

Cateva motive pentru care planificarea este necesara:
- cu fiecare ora alocata planificarii, sunt prevenite 6-8 ore de munca gresita.
- legea lui Gresham: Daca planificarea initiala se face prost, cresterea problemelor de zi cu zi va impiedica in cele din urma o replanificare corecta.
- regula 10/10: Din timpul alocat intregului proiect, 10% trebuie alocat planificarii, iar din costul total al proiectului 10% trebuie alocat tot planificarii.

Japonezii aloca chiar mai mult timp planificarii, rezultatele fiind mai bune, respectiv un procent de 25% proiecte sunt terminate la timp, fata de cele numai 10% ale europenilor si americanilor.

Tu cat timp aloci planificarii?

3. Invata sa asculti

“Avem doua urechi si doar o gura, pentru a putea asculta de doua ori mai multe decat putem vorbi.” Epictet

Asculta ceea ce se spune fara a anticipa, si doar in context.

Pentru a se putea urmari firul celui care vorbeste este necesara o buna intelegere. intrebarile sunt un bun semn ca ascultatorul urmareste si intelege. intrebarile pot arata si interesul celui care asculta.

Limbajul corpului poate inhiba pe cel care vorbeste. Jocul cu pixul, bratele incrucisate, picior peste picior, sunt doar cateva dintre pozitiile care creeaza bariere in comunicare. Indicat este sa fie privita direct persoana care vorbeste, insa fara a o fixa, pentru a nu intimida.

Persoana care vorbeste are nevoie de un spatiu personal, care nu trebuie in niciun fel invadat.
Cel care vorbeste nu trebuie intrerupt. Daca ideile sunt prea lungi si se pierde firul, un mic semn al corpului va da de inteles ca e nevoie de o clarificare.

In cazul unei comunicari mai ample, sau a unei sedinte, este indicat sa se faca un rezumat al celor ce s-au discutat. in cadrul echipei de proiect elaborarea rezumatului cade in sarcina unui membru care are datoria de a-l transmite in scris tuturor.

“Nimeni n-ar mai vorbi mult in societate daca ar sti cat de des i-a inteles gresit pe altii.” Goethe

4. Invata sa pui intrebari care sa nu deranjeze

Intrebarile care deranjeaza constrang interlocutorul sa ofere raspunsuri trunchiate. Studiile arata ca atunci cand se empatizeaza cu interlocutorul, acesta vorbeste mult mai deschis. in general, intrebarile pozitive atrag raspunsuri pozitive.

“Oamenii de succes pun intrebari mai bune, si ca rezultat, primesc raspunsuri mai bune.” Tony Robbins

5. Fa distinctia intre logic si ilogic

Logica s-a nascut in Grecia antica si este o disciplina filozofica. Astfel, Democrit aproximativ intre anii 460-370 i.e.n., pornind de la cercetarile naturii a fost determinat sa studieze inductia, analogia, ipoteza si a formulat legea ratiunii suficiente.

Logica urmareste cunoasterea exacta, dand la o parte continutul informal, afectiv si volitiv, luand in considerare numai forma rationala si obiectiva a gandirii. Logica de baza se caracterizeaza prin trei metode fundamentale: standardizarea, simbolizarea si formalizarea.

In special urmarim la cel care vorbeste daca: este subiectiv vs. obiectiv, daca foloseste rapoarte (fie ele si procentuale) vs. marimi absolute, daca are o doctrina vs. convingere personala, daca foloseste din abunden?a superlavtive, daca “sare de la un subiect la altul”, daca se identifica cu un grup sau este independent, daca foloseste metafore in exces sau daca lasa in mod voit loc interpretarilor.

Aceste tehnici pot fi folosite atat involuntar cat si voluntar de catre cel care vorbeste, poate lua chiar mai multe roluri in acelasi timp si poate manipula, mai mult sau mai pu?in inten?ionat.
intr-o societate in care informatiile curg pretutindeni si cresc in volum, filtrul logicii trebuie sa fie folosit cu mare atentie.

6. Accepta schimbarea ca inevitabila

Ce este de fapt schimbarea? O deviatie de la lucrurile deja planificate, un nou viitor care ne poate include mai mult sau mai putin, dupa cum este soarta fiecaruia.

In zilele noastre, atat persoanele cat si companiile care au fost proactive, care au imbratisat schimbarea, au fost de cele mai multe ori si cele care au cunoscut succesul. Este un proces firesc de evolutie, vechi de mii de ani, prin care trecem atat ca indivizi, cat si ca organizatii. Acum, progresul tehnologic si informatic imprima un ritm alert al schimbarii in intreaga societate.

Managementul de Proiect are o ramura dedicata Managementului Schimbarii. De?i tehnicile abordate pot fi complicate in cazul proiectelor mari, cel mai important aspect fata de schimbare este sa se asigure acelasi plan de lucru pentru toti membrii organizatiei, cu alte cuvinte toata lumea sa aiba ultima versiune a planului de lucru, altfel unii vor executa proceduri vechi pe planuri vechi, cu consecinte dezastruase.

Din pacate schimbarea este perceputa, de cele mai multe ori, ca o situa?ie negativa, pentru simplul fapt ca, neputand fi prevazuta, evident ca nu poate fi nici controlata. Schimbarea implica si riscuri.

Referitor la schimbare, Managementul de Proiect ofera in literatura de specialitate, urmatoarele abordari structurate in ramura de Managemet al Riscului:
- evitarea riscului – inlaturarea totala a riscului;
- reducerea riscului – masuri ce se iau pentru diminuarea probabilitatii de materializare a riscului sau a impactului acestuia;
- transferarea riscului – o practica cunoscuta o reprezinta incheierea unor asigurari (cea mai utilizata este asigurarea marfii pe durata transportului sau a depozitarii);
- intocmirea unor planuri de rezerva – cunoscut si sub numele de Plan B, acesta intra in executie in momentul materializarii riscului;

Acceptarea riscului – atunci cand riscul se materializeaza si nu se poate face nimic pentru reducerea lui, cel mai bun lucru este sa se monitorizeze cat mai bine situatia, pentru ca se pot trage concluzi pentru evitarea urmatoarelor greseli.

7. Admite greselile

Nu suntem perfecti, asta o stim cu totii. Cel mai bine este sa ne spunem “asta e”, sa o notam undeva pentru a observa mai apoi statistic daca ne incadram intr-o rata normala a greselilor sau este ceva ce trebuie schimbat radical sau imbunatatit substantial.

Greselile trebuiesc recunoscute imediat, chiar si in fata clientilor. Daca le ascundem sub covor, efectele negative sunt mult mai mari in cazul in care se vor descoperi. De cele mai multe ori greselile recunoscute fac loc unei punti umane de dialog intre organizatie si client. Adesea ne este frica sa recunoastem gresela pentru ca exista si indivizi care speculeaza slabiciunile si care “lovesc cand esti jos”. Va suna cunoscuta practica?

Un amplu regulament (datat inca din 1128 e.n.) apartinand uneia dintre cele mai cunoscute organizatii din Europa, specifica clar ca daca un coleg a gresit, sa i se atraga atentia “intre patru ochi”, iar daca acesta nu recunoaste greseala, sa fie chemat un al treilea, iar daca persista, abia atunci sa fie mustrat public.

Chiar daca valorile noastre s-au schimbat, onoarea, stima, armonia sunt valori care mai duc si astazi la stari de depresie/bucurie sau chiar la suicid/exaltare. Suntem obligati prin urmare sa fim atenti cu acestea.Toata lumea gre?e?te, problema e cat de des o facem si daca invatam ceva din greseli.

8. Vorbeste deschis

Barierele de comunicare reprezinta un studiu complex, insa voi da un exmplu des intalnit, cel al limbajului specific anumitor categorii sociale, numit si jargon.

In anii trecuti erau amuzante limbajele de lemn ale politicienilor. Uneori folosit si pentru a crea o aura superioara “greu de inteles”. in ultimii ani insa tinerii de liceu sunt cei ce dau batai de cap in privinta exprimarii. Simplifica cuvinte, sau uneori propozitii intregi, dupa reguli numai de ei ?tiute, amesteca engleza cu romana si nu folosesc virgula. Diacriticile sunt de-a dreptul defaimatoare, insa in privinta asta chiar si o parte din presa poate fi acuzata.

In concluzie, limbajul trebuie calibrat in functie de receptor. Un limbaj elevat poate fi de neinteles, sau mai rau, poate deranja…

Pentru preintampinarea neintelegerilor, trebuie evitat si limbajul cu subintelesuri, atat de des folosit la noi, in special la talkshowrile interminabile, cu scopul de a „arunca pisica” in curtea celuilalt.

Limbajul deschis poarta amprenta eficientei. Popoarele care vorbesc mai deschis (care negociaza mai putin spre exemplu) sunt mai eficiente.

9. Fii calm

Stresul ne face viata mai urata si mai scurta.
Intr-o lume ideala am putea sa evitam situatiile stresante astfel incat sa ne bucuram de o viata linistita insa stim ca acest lucru e imposibil. De aceea trebuie sa invatam sa controlam raspunsul organismului la stres astfel incat sa diminuam efectul acestuia asupra sanatatii noastre fizice si mentale. Acest lucru se poate face cu ajutor unor tehnici de eliberare a stresului precum relaxarea progresiva a musculaturii, respiratii profunde, meditatie.

Imi aduc aminte ca la scurt timp dupa atentatele de la 11 septembrie, l-am vazut la televizor pe G.W. Bush alergand. Ma gandeam cum poate sa o faca intr-o situatie atat de incordata. Dupa 5 ani am inceput si eu sa alerg iar, la o luna – doua am constatat ca eram din ce in ce mai relaxat. Dupa 15 minute de alergat scapam in sfarsit de toate gandurile care ma urmareau pe parcursul zilei. Dupa o vreme am constatat ca nu sunt singurul, ca aceasta este defapt o tehnica bine cunoscuta de relaxare. Am auzit ca acelasi tip de terapie il practica si cei care canta.

Exista pe internet milioane de pagini cu tot felul de metode de relaxare, probabil mai bune decat alergatul. Daca veti experimenta totusi golirea de ganduri intr-o perioada stresanta, sa stiti ca milioane de oameni o traiesc in acela?i moment.

10. Zambeste

Un zambet nu costa nimic pe cel care il ofera, insa inseamna mult pentru cel care il primeste. in plus, face bine muschilor fetei. Zambetul aduce lumina si frumusete chipului, iar cei care zambesc mai des imbatranesc mai frumos. Putem crea un mediu de lucru pozitiv daca zambim mai des si daca aparem mai fericiti in loc sa fim epuizati de stres. Cu cat atmosfera este mai pozitiva, cu atat oamenii lucreaza mai bine. Putem zambi oricand, dealtfel fericirea este un precursor al succesului, nu rezultatul lui.

Psihologia Pozitiva (o ramura relativ noua a psihologiei), cauta sa ofere solutii pentru o viata mai placuta, nu doar sa trateze bolile mentale. Aceasta releva in urma studiilor ca, 75% din succesul de la locul de munca se datoreaza urmatoarelor trei lucruri:

Cat de bine ne putem controla nivelul de energie si de stres in mod pozitiv, astfel incat stresul sa ne activeze in loc sa ne epuizeze
Cat de bine ne construim si utilizam o retea sociala de sprijin
Cat de mult credem ca ceea ce facem conteaza in rezultatele, obiectivele comune pe care ni le-am propus

Restul de 25% tine de inteligenta fiecaruia.

Despre zambet s-ar putea scrie mult, ganditi-va numai la statuile antice, la sfincsii atat din mesopotamia cat si la cei egipteni, toti si toate ne zambesc. Daca nu ne-ar zambi nu ne-am mai ingramadi an de an prin muzee ca sa le admiram.

Managementul Resurselor Umane arata clar ca banii nu pot motiva la nesfarsit. Exista o limita dupa care personalul angajat nu mai raspunde motivational cu acelasi randament cu care cresc beneficiile materiale. Un bun manager trebuie sa stie sa isi motiveze echipa. Recunoasterea, aprecierea, chiar si un simplu zambet pot fi de un real folos, mai ales cand situatia financiara nu permite o alta recompensa.

Stefan Badescu – Best Smart Consulting
Cele mai mari razboaie nu s-au castigat cu bani, ci cu decoratii.

Taguri: Sfaturi antreprenoriale, Stefan Badescu,